Verschiedene Abteilungen in Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, einen wesentlichen strategischen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten. Das bedeutet, dass weniger Aufwand in administrative und mehr in strategische Themenstellungen fließen sollte. Diese Verlagerung kann durch zwei Aktivitäten unterstützt werden:
- Einführung einer unterstützenden Software: Eine moderne IT-Lösung erhöht den Automatisierungsgrad, macht dadurch die Prozesse effizienter und steigert ihren Informationsgehalt.
- Business Process Outsourcing: Das Outsourcing von Prozessen trägt dazu bei, die Abteilungen von administrativen Aufgaben zu entlasten.
Beide Aktivitäten sind jedoch nur erfolgreich, wenn sie gut vorbereitet sind. Obwohl im Ergebnis verschieden, sind die Vorarbeiten bei beiden sehr ähnlich.
Wesentliche Erfolgsfaktoren:
Der richtige Fokus: Alle Beteiligten und Betroffenen müssen einbezogen werden. Ziel ist es, für alle eine Win-Win-Situation zu schaffen. Besonders wichtig hierbei ist eine strikte Priorisierung der Projekte und Inhalte.
Prozessorientierung: Prozesse sind die Grundlage für alle Organisations-, Kapazitäts- und IT-Entscheidungen. Sowohl bei der IT-Auswahl als auch beim BPO ist es notwendig, dass Prozesse einen gewissen Reifegrad haben. Deswegen müssen die Sollprozesse inklusive der ausführenden Rollen klar definiert und beschrieben sein.
Phasenkonzept: Das Vorhaben wird in Phasen unterteilt und zugehörige Ziele so gesetzt und kommuniziert, dass sie eingehalten werden können. Ebenso wird darauf geachtet, die Phasen so zu staffeln, dass möglichst früh Nutzen für Top-Manager und Linienmanager entsteht.
Change Management: In beiden Fällen ist die Unterstützung durch das Aufsetzen eines Change Management Programms von Anfang an notwendig. Hierdurch wird eine intensive Kommunikation mit allen Beteiligten sichergestellt. Zusätzlich werden alle Projektbeteiligten, Tester und Key/End User mit der notwendigen Qualifizierung ausgestattet. Alle Betroffenen werden auf neue Prozesse, Organisation und IT-Systeme vorbereitet. Durch den ständigen Austausch mit den Beteiligten ist es zudem möglich, Veränderungsbedarfe und mögliche Widerstände frühzeitig zu antizipieren.
Beispielhafte Darstellung einer Ausschreibung:
Wir unterstützen Sie mit langjähriger Erfahrung bei der Umsetzung in folgenden Bereichen:
- Schaffung der notwendigen Voraussetzungen: Zielsetzung, Organisation und Prozesse
- Definition der Anforderungen
- Erarbeitung und Begleitung des Ausschreibungsprozesses und der Bewertungskriterien
- Erstellung der Service-Level-Agreements (SLAs)
- Unterstützung bei der Vertragsgestaltung und -verhandlung
Mehr Informationen dazu finden Sie in unseren Projektbeispielen.
